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Política de Privacidad y Tratamiento de Datos de National Instruments Colombia S.A.S

POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DE
NATIONAL INSTRUMENTS COLOMBIA S.A.S.

Rige a partir del 12 de Diciembre de 2013

Aplicable para: Colombia

Responsable de Tratamiento
 
National Instruments Colombia S.A.S.
Dirección: AV CL 265941
Teléfono: +57 (1) 7426102
Email: privacy@ni.com
NIT 900.491.284-5

Encargado de Tratamiento

National Instruments Corporation
11500 North Mopac Expressway
Austin, TX 78759-3504
Email: privacy@ni.com

Para National Instruments Colombia S.A.S., la privacidad y protección de los Datos personales de sus clientes, empleados y proveedores es una prioridad. Con el fin de cumplir con esa prioridad, así como para cumplir con el la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, hemos creado esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos de National Instruments Colombia S.A.S. (la “Política”), que se rige por la normativa citada y por las siguientes regulaciones:

 

Articulo 1. Definiciones

Según lo previsto en el Artículo 3 de la 1581 del 2012, así como el Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, los conceptos que se enuncian de seguido tienen el significado que se indica:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento;

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus Datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento pretendido.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos personales obtenido por la Compañía que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal o Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato Privado: Es el dato que no se refleja en un registro o documento público, pero que sirve para ubicar a las personas identificar sus intereses y comunicarles algún mensaje tales como dirección de correo electrónico, número de teléfono celular, interés personal en determinado asunto o negocio.

f) Dato Semiprivado: Es el dato que podría estar accesible en documentos públicos pero que las personas prefieren mantener en reserva para determinadas situaciones, tales como dirección física de residencia u oficina, apartado postal.

g) Dato público: Es el dato no que sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

h) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que Datos personales afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento por cuenta del Responsable del Tratamiento. El Encargado de Tratamiento es National Instruments Corporation, según lo indicado supra, como entidad que realiza el Tratamiento, siendo la mayoría por medio de la pagina web ni.com o mediante otros sistemas o redes de computo;

j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento. La entidad Responsable del Tratamiento para la Republica de Colombia es National Instruments Colombia S.A.S., según lo indicado arriba.

k) Titular: Persona natural cuyos Datos personales sean objeto de Tratamiento.

l) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento ubicado en Colombia, envía la información o los Datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

m) Transmisión: Tratamiento que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta del Responsable del Tratamiento.

n) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

o) National Instruments: National Instruments Colombia S.A.S. y/o su empresa madre National Instruments Corporation, según indicado supra.

p) Política: significa la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos de National Instruments Colombia S.A.S.

 

Articulo 2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO.

Los siguientes principios servirán para aplicar e interpretar de forma correcta la presente Política.

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y de la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los Datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la legislación aplicable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos personales que no sean Datos públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 del 2012 y en los términos de la misma.

 

Articulo 3. Objeto de la Política

Esta Política tiene como objeto regular los procedimientos para el Tratamiento por parte de National Instruments, debiendo proteger los derechos fundamentales de los Titulares y sus Datos personales que se reciban de forma legítima, mediante su autorización, en cumplimiento de las disposiciones aplicables contenidas en el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1581 de 2012.

 

Articulo 4. Finalidad y Tratamiento

La finalidad de la recolección de los Datos Personales es mejorar consistentemente la relación comercial con nuestro cliente y llevar registros históricos, ofreciendo información de los productos y servicios acorde con las necesidades y requerimiento de nuestros clientes.

En el caso de proveedores, la finalidad consiste en conocer su información lo suficiente como para poder identificarlo, llevar registros históricos, procesar sus facturas, órdenes de compra y proceder a realizar los pagos respectivos.

En el caso de los trabajadores, la finalidad consiste en conocer su información para realizar todas las actividades relacionadas con la gestión humana de National Instruments y cumplir con las obligaciones tributarias, pensionales, de registros comerciales y otro tipo de procesos de custodia de información de los empleados.

En general, se recolecta información para promocionar y publicitar los productos y servicios de National Instruments, para realizar investigaciones de mercado y análisis estadísticos para fines administrativos de facturación, controlar y hacer seguimiento a los reportes contables y ofrecer promociones y beneficios.

 

Artículo 5. Datos personales requeridos para el Tratamiento

Los Datos personales requeridos a clientes o posibles clientes son, en general, nombre y apellidos, nombre de la compañía o entidad para la que trabaja o está vinculado (instituciones educativas), posición, referencia del negocio propio, información sobre los estudios superiores que ha cursado, dirección de la compañía o entidad o del ejercicio del negocio, ciudad, teléfono, teléfono celular, correo electrónico y hábitos de consumo.

Los Datos personales requeridos a proveedores son en general nombre y apellidos, nombre de la compañía o entidad, dirección, teléfono, correo electrónico, número de teléfono, número de teléfono celular, número de fax, RUT, Cámara de Comercio, cuentas bancarias en las que se puede depositar pagos.

Los Datos personales requeridos a empleados son, en general, nombre y apellidos, datos de identificación, experiencia profesional, dirección y teléfono de contacto e información sobre el núcleo familiar.

Los Datos personales recolectados son almacenados y/o procesados en servidores en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros por parte del Encargado del Tratamiento, lo cual es autorizado por el Titular al aceptar esta Política y haber otorgado su consentimiento.

National Instruments no recolecta ni da Tratamiento a Datos sensibles en los términos referidos en el Decreto 1377 de 2013, artículo 3 inciso 3, ni recolecta o da Tratamiento a Datos personales de menores de edad.

Con la información recibida, National Instruments puede procesar las órdenes de compra, confirmar órdenes de compra, personalizar la página web y el idioma, notificarlo de actualizaciones a nuestros productos y de información para eventos locales, autorizar plazos para el pago por la venta de nuestros productos, realizar el pago a proveedores.

Al aceptar esta Política (clientes, posibles clientes, proveedores, visitantes a nuestra página web, asistentes a seminarios o ferias, estudiantes, profesores, universidades, instituciones académicas, empresas, empleados), Usted consiente y autoriza a National Instruments para que reciba, almacene, utilice los Datos personales facilitados para enviarle comunicaciones vía correo postal, correo electrónico, llamadas telefónicas, relacionadas con productos y servicios, descuentos, promociones especiales, o eventos, según las finalidades indicadas.

 

Artículo 6. Transferencias y transmisiones a terceros

National Instruments no vende Datos personales a ningún tercero y los mantiene almacenados en sus Bases de Datos, únicamente para las finalidades indicadas. Los Datos personales Tratados se mantienen confidenciales y solo serán Transferidos a sus aliados comerciales, filiales y sociedades matrices, para realizar las finalidades que han sido aceptadas por el Titular e informadas a través de la presente Política. De igual manera, National Instruments también podrá transmitir a terceros los Datos personales para que el receptor realice el Tratamiento de acuerdo con las instrucciones de National Instruments y bajo las finalidades aceptadas por el Titular. Cuando se trate de Transmisiones internacionales, se suscribirá un contrato de transmisión en el que se incluyan (i) la obligación del receptor de preservar y asegurar la confidencialidad, seguridad e integridad de los Datos personales, (ii) la obligación del receptor de someterse a la presente Política, (iii) las obligaciones que el receptor asume frente a National Instruments y frente al Titular y (iv) la obligación de realizar el Tratamiento única y exclusivamente dentro de las finalidades aceptadas por el Titular.

 

Articulo 7. Limitaciones Temporales al Tratamiento

En cumplimiento del artículo 11 del Decreto 1377, los Datos personales objeto de Tratamiento bajo esta Política serán recolectados, almacenados y usados durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican el Tratamiento y que fueron mencionadas en la presente Política, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

 

Artículo 8. Veracidad de la Información

Toda la información que National Instruments recolecta y que da Tratamiento, es información recibida del Titular, por lo que al aceptar la Política el Titular acepta y reconoce que está proveyendo información veraz y correcta.

National Instruments presume de buena fe que los Datos personales suministrados son correctos y veraces, aunque en cualquier caso empleará sus mejores esfuerzos para mantener la calidad e integridad de los datos personales, buscando diversas maneras para actualizarlos constantemente.

Al aceptar esta Política y suministrar sus Datos personales a National Instruments, el Titular libera de toda responsabilidad a National Instruments sobre la veracidad, autenticidad, vigencia, suficiencia o existencia de los Datos personales suministrados.

 

Artículo 9. Derechos del Titular

A) Autorización del Tratamiento

National Instruments recolecta la información indicada en el artículo 4 de esta Política de cuatro fuentes básicas:

1- Por la visita del Titular a la Pagina Web “ni.com” e inclusión voluntaria del Titular de sus Datos personales, siendo que en este caso debe aceptar necesariamente la Política, para crear su cuenta personal. Esta autorización y aceptación de la Política será conservada por National Instruments Colombia, en caso de que requiera ser consultada eventualmente.

2- Por enviar a National Instruments una orden de compra de los productos National Instruments, en la que se incluye su información personal para el envío del producto. En dicho caso, acepta la Política y autoriza el uso de los Datos personales. Una referencia a la Política se incluye en las cotizaciones que se envían a los clientes.

3- Por el llenado de formularios de información circulados en ferias, entrenamientos o seminarios realizados por National Instruments en Colombia. Los formularios contienen una aprobación expresa del Titular para la recolección y Tratamiento de sus Datos personales.

4- Al llamar telefónicamente a National Instruments un representante de servicio al cliente podrá solicitar sus Datos personales para poder asistirlo de forma correcta. En dicho evento el representante de servicio al cliente informará de la Política y lo invitará a revisarla, solicitará su autorización expresa y hará una anotación de su autorización en el sistema respectivo.

5- Al realizar procesos de selección de potenciales empleados y realizar el proceso de vinculación de tales empleados.

6- Al realizar procesos de selección de potenciales proveedores y realizar el proceso de contratación con tales proveedores.

En estas cuatro fuentes básicas de recolección de información, se obtiene la autorización expresa del titular para proceder con su almacenamiento y Tratamiento.

B) Conocer, Actualizar y Rectificar Datos Personales

El Titular que haya autorizado a National Instruments a proceder con el Tratamiento, tiene derecho de conocer, actualizar, rectificar, revocar y solicitar la supresión de sus Datos personales o de su autorización, lo cual podrá hacerse mediante los siguientes procedimientos:

1- Ingresando a la página web ni.com, y efectuar todos los cambios necesarios al ingresar a su cuenta, en este caso el Titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos de forma directa e inmediata.

2- Enviando un correo electrónico a privacy@ni.com

3- Llamando al teléfono +57 (1) 742 6102

En los casos 2 y 3 anteriores National Instruments responderá a las gestiones en el plazo indicado en artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, es decir diez (10) días hábiles para las consultas, a menos de que sea una situación excepcional, y se responderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo.

Toda gestión del Titular para conocer, actualizar y rectificar Datos personales tratados por National Instruments será dado de forma gratuita.

National Instruments proveerá información únicamente a las personas indicadas en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012.

C) Derecho a revocar la autorización del Tratamiento

En cualquier momento que lo considere prudente o pertinente y en tanto concurran los presupuestos establecidos en el literal e) del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular podrá revocar su autorización para el Tratamiento, en dicho caso podrá realizar los procedimientos indicados en el inciso B anterior. Únicamente en los casos donde exista una obligación legal o contractual de que la información permanezca en la Base de Datos no procederá la solicitud de revocatoria de la autorización. Sin embargo, se le informará al Titular cuándo haya una obligación legal y/o contractual haciendo referencia directa a ella.

D) Derecho a Reclamar

El Titular o las personas debidamente autorizadas, podrán presentar reclamos al Responsable del Tratamiento siguiendo el procedimiento previsto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Se responderá la consulta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, sin embargo si se trata de un caso excepcional se responderá a más tardar dentro de los veintires (23) días hábiles.

 

Artículo 10. Vigencia de la Política

Esta Política rige a partir del 12 de Diciembre de 2013